Beter projectmatig werken

Diagnostiek voor U is één van de leidende eerstelijns diagnostische organisaties in Nederland, verricht bloedonderzoek, röntgenfoto’s, zwangerschapsecho’s, MRI-scans, cardiovasculair onderzoek en diabetescontrole. De zorginstelling heeft te maken heeft met toenemende marktwerking en een snel veranderende zorgvraag waardoor de organisatie meer dan ooit wordt genoodzaakt bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Projectmatig werken, was een van de ‘bijzonder lastige issues’ in de organistie. Opdrachtgeefster en directielid Astrid van der Put vertelt: “Als we een project begonnen deden we geen nulmeting; we startten het, maar beëindigden het nagenoeg nooit! Projectopdrachten veranderden tussentijds; gewone klussen werden als project bestempeld en vaak was er geen duidelijkheid over de rolverdeling tussen opdrachtgever, projectleider en projectmedewerker”.

“De organisatie had te maken met onvoldoende structuur in het projectmatig werken. Dit kostte te veel tijd en geld”.

De vraag werd in eerste instantie geformuleerd als ‘een training voor de projectleiders’, maar al snel bleek dat meer spelers betrokken zouden gaan worden. De eerste opgave was om te komen tot een gezamenlijke visie van MT en RvB over de plaats van een project. Wat hoort in een project en wat in de lijnorganistie? Maar ook: waarin verschilt ‘opdrachtgeverschap van een project van lijnmanagement? Vervolgens werden met directie en projectmanagementbureau de voorwaarden opgesteld waaronder projecten levensvatbaar konden zijn. Hoe wordt tijd geregistreerd? is er projectadministratie, is er capaciteitsmanagement? Wil de organisatie werken met beslisdocumenten? Welke projectmanagement methode past bij ons? Aan HRM werd gevraagd de projectleidersrol in de beoordelingscyclus te integreren. Pas hierna konden de projectleiders worden ondersteund in de soft skills én de structuurkant middels training- en collegiale coaching.

De sessies werden goed ontvangen, maar het geleerde werd pas echt merkbaar bij projecten die daarna van start gingen zoals het slaap-apneu-project. Directeur Astrid van der Put hierover;  “Het was wel even wennen in het begin. Samen projectmatig werken creëert natuurlijk andere gezagsverhoudingen dan ‘in de lijn’.Een medewerker kan opeens projectleider zijn, en een manager doet mee als projectdeelnemer. Het vraagt een heel andere manier van communiceren en samenwerken.

“Zelfs de mensen die aanvankelijk wat sceptisch waren, zijn nu ‘om’ en zien de meerwaarde. Een voorbeeld van een project dat we nu projectmatig professioneel aanpakken, is het slaap-apneuproject.”